La question n’est pas ici de savoir s’il est sage de recruter maintenant ou d’attendre que la pandémie soit dernière nous. Tout simplement parce que le “normal” que nous connaissions n’est plus et que beaucoup d’entreprises ont dû s’adapter.

Bien des changements ont été opérés pendant ces derniers mois pour que l’économie ne s’effondre pas et les acteurs de la santé et du secteur médical en besoin de main-d’oeuvre ont dû changer leurs habitudes de recrutement.

Période de confinement ou de télétravail – du pareil au même – les processus de recrutement doivent pouvoir se digitaliser le plus possible, sinon à 100%. Évidemment, cela inclut l’onboarding du candidat !

Il faut voir la situation actuelle comme une véritable opportunité pour changer ses habitudes et être plus « agile » dans les processus de recrutement et sur l’environnement de travail du candidat. D’autant plus qu’avec la nouvelle année commencée sur un couvre-feu et des rumeurs sur un potentiel nouveau confinement, il faut être bien préparé.

Bien commencer 2021

Qu’il soit 100% en ligne ou non, un processus de recrutement peut prendre du temps. Il est donc important de mobiliser les ressources le plus tôt possible.

D’autant plus que même les meilleurs talents peuvent être en proie à la confusion et à l’incertitude de leur situation actuelle. Il pourrait s’agir de la meilleure opportunité pour attirer les profils et les rassembler autour de votre projet et/ou des valeurs de l’établissement.

La période de télétravail facilite également la disponibilité des candidats pour des entretiens. Les entreprises qui propose de travailler à distance offrent également au candidat un meilleur cadre de vie et plus de flexibilité. C’est aussi une marque de confiance très appréciée des employés.

La distance pourrait même éviter les biais d’analyse affectifs, l’évaluation du nouveau collaborateur se focalisant naturellement sur son travail effectif.

A toutes les entreprises, les cabinets d’études qui hésitent encore à passer le cap – gardez en tête tous ces avantages. Ce « détail » pourrait faire pencher la balance en votre faveur lors de la prise de décision du candidat.

Vous avez identifié le bon candidat, et après ?

Qui va faire les entretiens ? Les tests de personnalité ? S’il n’y a pas de référent RH déjà mis en place dans l’entreprise, ça peut vite devenir chaotique. Et même si un responsable du recrutement est en poste, il faut être serein sur le fait d’avoir bien su adapter le processus complet à la situation actuelle.

Organiser les tâches et définir les responsabilités en amont

Une bonne structure et une bonne communication en interne, ce sont les points clés pour un télétravail efficace, il en va de même pour un recrutement à distance !

Désigner un référent est la première chose à faire. Sa responsabilité sera d’impliquer les personnes amenées à faire partie du processus de décision et de bien définir les rôles de chacun.

Utiliser des outils de collaboration, surtout pour éviter les comptes-rendus et mails à rallonge. Parmi les plus connus : Trello (notre préféré), Airtable ou encore Monday.

Organisation des entretiens

Pas vraiment le choix, ce sera en visio ! Nous savons que le gouvernement – moyennant une attestation de l’employeur évidemment – peut autoriser les entretiens physiques. Mais nous conseillons de réserver ce traitement uniquement au dernier entretien.

En début d’entretien, soyez très clair sur les étapes du process. Le candidat ne doit pas terminer un call (ou un rendez-vous), en se demandant quand il sera contacté ou ce qu’il devra effectuer pour la prochaine étape.

Que vous cherchiez un chef d’établissement, un head of sales ou un médecin, nous ne pouvons que trop recommander de demander en direct un cas ou de résoudre une mise en situation. 

Cela évitera (beaucoup) de mauvaises surprises. D’autant plus important que le télétravail va influencer (et souvent, pas en bien) les deadlines pour les projets.

Si vous aviez l’habitude de faire des entretiens à plusieurs, gardez en tête qu’à distance l’exercice sera aussi compliqué pour vous et vos collègues que pour le candidat. Il serait préférable de garder un entretien en 1-to-1.

Aller toujours plus loin

Vous le savez sûrement déjà, mais il est toujours bien de le rappeler : prenez des références !

Encore la semaine dernière, un de nos clients qui ne voyait pas l’intérêt de cette étape a changé d’avis. Il ne demandait jamais de prise de référence et voulait attendre un dernier entretien physique pour valider la candidature. 

Étant dans l’impossibilité de le rencontrer dans l’immédiat, nous lui avons quand même pris 2 références auprès d’anciens employeurs. Résultat ? Le rendez-vous en physique n’a pas été nécessaire et le candidat commence dans 3 semaines.

Enfin, gardez le contact avec votre futur collaborateur. Au moins une communication par semaine jusqu’à son arrivée, c’est notre recommandation ! Si nous résumons, les facteurs de réussite sont :

  • Être très structuré et communiquer beaucoup quitte à être dans l’excès
  • Éviter les répétitions en définissant les rôles
  • Rassurez, rassurez, rassurez !

Le pré-onboarding, c’est quoi ?

Le travail ne s’arrête pas à la signature de la lettre d’embauche, loin de là ! Pourquoi ? Le candidat doit se sentir valorisé, ce sentiment est d’autant plus important que son intégration se fera sûrement à distance s’il intègre l’organisation dans les prochaines semaines.

Une fois la promesse d’embauche signée, il y a 3 priorités :

  1. Administrative : envoi d’un formulaire pour récupérer les informations du candidat
  2. Exécutive avec les licences : créer les comptes des outils (qui ne s’est pas déjà retrouvé le premier jour sans son ordinateur préparé ?)
  3. Matérielle : commande, paramétrage et expédition 

«  Avant de nous rejoindre, le collaborateur va recevoir son matériel, avec un mot du directeur et des goodies (carnet, stylo, t-shirt) », Céline Méchain – DRH

Enfin, pour acter le recrutement, préparez des meetings informels avec les autres membres de l’équipe et de la société pour commencer l’intégration.

Chez MedQuest par exemple, nous avons mis en place un système de parrainage pour les nouveaux arrivants. L’objectif étant de répondre aux questions et expliquer la culture et les flux de l’entreprise.

Les premiers jours…

Comme pour accueillir un nouveau collaborateur dans vos locaux, vous pouvez préparer un petit déjeuner en visioconférence avec l’équipe ! Il est difficile de tenir une conversation à 10 sur Zoom, mais au moins la personne pourra se familiariser avec les noms et visages.

Donnez l’accès aux ressources et supports de formation et insistez sur le fait qu’un référent ou parrain est à disposition pour toute question. Un point à ne pas bâcler pour l’aider à se familiariser avec le produit / solution et se mettre à niveau techniquement ou de mettre en place une organisation.

Un suivi très régulier au niveau RH est important. Vous pouvez même l’automatiser, certaines entreprises ont intégré le chatbot Donut à leur chaîne Slack pour que le collaborateur reçoive une notification par jour sur un sujet spécifique. Ça peut aller de la procédure pour le logiciel de paie aux événements sociaux organisés régulièrement.

Et mettez bien en avant la culture de l’entreprise ! Surtout en période de confinement et de télétravail, l’isolement est votre pire ennemi. Alors, mettez l’accent sur des événements réguliers et simples à mettre en place.

Chez Ledger par exemple, ils organisent des « random e-coffee » chaque jour. Chez Klaxit, c’est un déjeuner en visioconférence par équipe qui est organisé chaque semaine.

« Il est nécessaire de prendre le pouls et adopter une posture bienveillante », Thibaud Elziere – fondateur d’eFounders.

LES FACTEURS DE RÉUSSITE

  • S’adapter à l’expérience du candidat en télétravail
  • Être prévoyant, organiser et documenter au maximum
  • Limiter le sentiment d’isolement
  • Favoriser les discussions informelles
  • Tenir compte de l’environnement de travail de l’employé (ex : enfants à la maison, temps de transport long…)